10 أخطاء في إدارة التغيير وكيفية التغلب عليها

تمثل إدارة التغيير جزءاً رئيساً من مهام الإدارة داخل الشركات، وذلك لأنّ التغيير إحدى الصفات التي تميز عالم الأعمال الآن، بالتالي تسعى الشركات للاستعداد للأمر بالطريقة الصحيحة. لكن بالرغم من ذلك، قد تحدث بعض الأخطاء التي تؤثر على فاعلية إدارة التغيير في الشركات. في هذا المقال سنتحدث عن مجموعة من أشهر أخطاء إدارة التغيير وكيفية التغلب عليها. 

من الأخطاء التي تحدث في إدارة التغيير، هي عدم طلب الملاحظات من الموظفين في الشركة حول عملية التغيير، من خلال التعامل معهم كمتلقين للأوامر، بدلاً من مشتركين في صناعته. يؤدي ذلك إلى صعوبة تقبل الموظفين لعملية التغيير، وشعورهم بأنّ الأمور لا تسير في صالحهم داخل الشركة.

كيفية التغلب على الخطأ

يمكن التغلب على هذا الخطأ من خلال الحرص على تضمين دور لملاحظات الجميع في إدارة التغيير. يمكن فعل ذلك من خلال إعداد استبيان ومشاركته مع الموظفين، أو تنظيم جلسة للعصف الذهني مع الموظفين، لسماع مقترحاتهم ومحاولة الاستفادة منها. حتى إذا لم يقدم الموظفون مدخلات جيدة، فعلى الأقل سيفهمون ما يحدث.

الخطأ الثاني: تلقين الناس بالتغيير بدلاً من تثقيفهم حول الأمر

يترتب على عملية التغيير العديد من التعديلات، ولذلك يحتاج الناس إلى فهم جيد لما يحدث. لكن رغم ذلك يعتمد بعض القادة على تلقين الناس بالتغييرات الحادثة، والاكتفاء بإخبارهم بطريقة سريعة بما سيحدث. بالطبع قد لا يفهم الموظفون كل شيء عن التغيير، وبالتالي قد تكون استجابتهم له ضعيفة، ليست كما هو مطلوب في الشركة.

كيفية التغلب على الخطأ

بدلاً من التلقين المباشر، فلا بد من الحرص على تثقيف الموظفين بشأن التغيير، من خلال عقد اجتماعات معهم، وشرح جميع التفاصيل إليهم، حتى يكون لديهم فهم بما يحدث، ويقدرون على المشاركة في إدارة التغيير. على سبيل المثال، إذا كانت الأزمة سينتج عنها التحول للعمل من المنزل، فلا بد من الجلوس مع الموظفين وشرح الأمر، وشرح كيفية استخدام أدوات التواصل عن بعد، فلا تتأثر إنتاجيتهم في أثناء العمل.

الخطأ الثالث: المبالغة في تبسيط عملية التغيير

قد يكون لدى بعض المديرين تجارب مع إدارة التغيير قبل ذلك، بالتالي فهم لا يرونها كعملية معقدة في الكثير من الأحيان. بل على الأغلب يؤمنون بسهولة تنفيذ التغيير. لكن هذا ليس هو الواقع بالنسبة للموظفين، فقد لا تكون لديهم نفس التجارب السابقة، وبالتالي فالمبالغة في تبسيط عملية التغيير، قد تؤدي إلى نتائج عكس المطلوبة.

كيفية التغلب على الخطأ

بدلاً من تبسيط الأمر، لا بد من تقييم الخطوة ذاتها وفقاً لما تستحقه فعلاً، من خلال تقييم عملية إدارة التغيير والخطوات المتوقعة خلالها، وإعطاء كل خطوة حقها الكامل، حتى تقدر على إدارة التغيير بطريقة ناجحة، والمتابعة مع الموظفين في جميع الخطوات، حتى تصل في النهاية إلى تحقيق الهدف المطلوب من إدارة التغيير.

الخطأ الرابع: تجاهل مقاومة التغيير من الموظفين

عندما يعترض الموظفون على التغيير، فهذا يعني وجود بعض الأسباب لديهم. حتى إذا كانت هذه الأسباب غير مقنعة بالنسبة لك، فهي بالنسبة لهم مؤثرة جداً. مثلاً قد يرفض البعض العمل من المنزل، لاعتقادهم بصعوبة تنفيذ هذا الأمر، أو لتركيزهم على السلبيات المحتملة. بالتالي، هي أسباب منطقية وتجاهلها لن يؤدي إلى تحقيق نتائج جيدة بالتأكيد.

كيفية التغلب على الخطأ

يمكن التغلب على هذا الخطأ في إدارة التغيير، من خلال التركيز على الاستماع إلى ملاحظات الموظفين، وكذلك ترك المجال لهم لمشاركة المخاوف والأفكار السلبية التي لديهم. من خلالها ستقدر على تحسين عملية إدارة التغيير، وقد تكون لديك إجابات مناسبة للتخوفات التي تدور في أذهانهم، بالتالي يكتشفون أنّ الأمر أبسط من توقعاتهم، فتكون قد حققت الفائدة بمختلف الطرق.

الخطأ الخامس: توقع التقبل الفوري للتغيير

ربما هي طبيعة النفس البشرية مقاومتها للتغيير، وذلك للاعتياد على المألوف، أمّا المجهول فهو يسبب الخوف بالنسبة للبشر. لذا، حتى مع مشاركة جميع التفاصيل، قد يحدث في بعض الأحيان حالة من عدم التقبل للتغيير، بينما قد يعتقد بعض المديرين أنّه سيحدث تقبل فوري للتغيير، وينطلقون في تنفيذ خطة التغيير الموجودة.

كيفية التغلب على الخطأ

يمكن التغلب على هذا الخطأ من خلال عدم وضع افتراضات بشأن إدارة التغيير، مع الأخذ في الحسبان مسألة مقاومة التغيير وعدم تقبلها بسهولة، بالتالي إظهار التقبل دائماً لجميع التعليقات التي يشاركها الموظفون، والحرص على تقديم الدعم لهم حتى يتقبلون عملية التغيير. 

الخطأ السادس: إهمال مشاركة الأشخاص المتأثرين في إدارة التغيير

إلى جانب أثرها على الموظفين، ترتبط إدارة التغيير في الشركات بمجموعة من الأقسام، التي تكون هي المعنية بالتحولات الجديدة. مثلاً إذا قررت الشركة الاعتماد على برمجيات جديدة، فهذه البرمجيات ترتبط بالأساس مع عمل أقسام محددة، وبالتالي واحدة من أخطاء إدارة التغيير هي عدم إشراك هؤلاء الأشخاص في عملية إدارة التغيير.

كيفية التغلب على الخطأ

من الجيد عند التفكير في خطة التغيير، تحديد الأقسام الأكثر تأثراً بالأمر، ودعوة الموظفين ورؤساء هذه الأقسام إلى المشاركة في الاجتماع لمناقشة الأمر معهم. من المهم بالطبع توضيح الأسباب والفوائد المتوقعة من التغيير، حتى يكون لديهم فهم للأمر، وبالتالي يمكنهم المشاركة بآرائهم التي ستساعد على تطوير خطة إدارة التغيير، أو على الأقل يتقبلون الإجراءات التي ستقوم بها 

الخطأ السابع: محاولة القيام بتغييرات كبيرة مرة واحدة

توجد حالتان للتغيير، إمّا رغبة الشركة في إجرائه، أو إجبار الشركة على فعل ذلك نتيجة لظروف معينة. بالطبع يتحكم هذا الأمر في قرارات ومحاولات التغيير. لكن تبرز مشكلة في أنّ القيام بتغييرات كبيرة مرة واحدة، قد لا يؤدي إلى إحداث النتائج المرغوبة، نتيجة صعوبة الاستجابة للتغيير الكبير من الموظفين، وبالتالي قد تفشل مهمة إدارة التغيير.

كيفية التغلب على الخطأ

أياً يكن السبب الذي يجعل الشركة تقوم بالتغيير، فلا بد لها من امتلاك صفات الإدارة الاستباقية، حتى تقدر على توقع احتمالية التغيير، أو وجود فرص معينة للاستفادة منها، وبالتالي التمهيد لعملية التغيير تدريجياً حتى يسهل تقبلها من الجميع. في حالة حدوث ظروف مفاجئة تماماً، يجب الحرص على إدارة التغيير على مراحل تدريجية، لضمان تقبل الموظفين لما يحدث وسعيهم للالتزام به.

الخطأ الثامن: الافتراض بمعرفة الموظفين للمطلوب منهم

عندما تنتهي من شرح مبادئ إدارة التغيير للموظفين، فهذا لا يعني أنّهم يدركون الأدوار المطلوبة منهم في المرحلة القادمة، لا سيّما إذا كان يترتب على ذلك اختلاف في المهام. لذا، لا يمكنك الافتراض بمعرفة الجميع بالمطلوب منه، فحتى إذا كان ذلك هو الواقع لدى البعض، فلن يكون كذلك لدى البقية، والشركة هي منظومة متكاملة في النهاية تعتمد على تعاون من الجميع.

كيفية التغلب على الخطأ

بعد الانتهاء من شرح كل ما يتعلق بالتغيير، لا بد من إجراء شرح تفصيلي لطبيعة المهام المطلوبة من كل موظف داخل الشركة، إلى جانب شرح نتائج إدارة التغيير على منظومة الشركة نفسها. بالتالي من خلال ذلك يكون لدى الموظف استيعاب كامل للمطلوب منه ومن الآخرين، وكيفية العمل في ظل المعطيات الجديدة التي تحرص الشركة على تطبيقها.

الخطأ التاسع: عدم امتلاك خطة للتواصل عند تنفيذ التغيير

توجد ثلاث مراحل رئيسة في إدارة التغيير: قبل حدوث التغيير، في أثناء حدوث التغيير، بعد حدوث التغيير. قد يتجاهل البعض قيمة التواصل مع الموظفين في جميع المراحل، وهو ما قد يؤدي إلى حدوث سوء في التواصل مع الموظفين الذين يشعرون بأنّهم لا يعرفون ماذا يحدث الآن داخل العمل.

كيفية التغلب على الخطأ

يمكن التغلب على هذا الخطأ في إدارة التغيير، من خلال وضع خطة للتواصل في كل مرحلة. في المرحلة الأولى تركّز على التواصل لشرح مبادئ التغيير، والاستماع إلى المقترحات، مع توضيح المهام المطلوبة من الموظفين. في المرحلة الثانية التأكد من تنفيذ التغيير، وقدرة الموظفين على التكيف مع هذا التغيير بنجاح. في المرحلة الأخيرة الاستماع إلى تقييم الموظفين لعملية إدارة التغيير، وإذا لديهم أي مقترحات للمستقبل، مع التأكد من وضع مشاعرهم نحو التغيير في الحسبان.

الخطأ العاشر: عدم امتلاك خطة تنفيذية للتغيير

لا تحتاج إدارة التغيير إلى الكلام الكثير، لكنّها تحتاج أكثر إلى الأفعال. لذا، من أخطاء إدارة التغيير هي الاكتفاء بشرح المبادئ العامة للموظفين، ثم العمل على تنفيذ الأمر دون امتلاك خطة تنفيذية تحتوي على الخطوات الفعلية، لمشاركتها مع الموظفين من أجل الالتزام بها في العمل.

كيفية التغلب على الخطأ

تعد هذه الخطوة من أهم الخطوات في إدارة التغيير، وهي وضع خطة تنفيذية واضحة المعالم، تحتوي على شرح تفصيلي لجميع الخطوات، بدءاً من توضيح أهداف التغيير، والخطوات التفصيلية، والمهام الجديدة المطلوبة من الموظفين، والتركيز على توضيح أي ملاحظات داخل الخطة، لضمان فهم الموظفين بجميع الأمور المطلوبة منهم في العمل

ختاماً، تعد إدارة التغيير من أهم الإدارات التي تحتاج الشركات للاهتمام بها، وذلك لأنّها تؤثر على استمرارية عملها بدرجة كبيرة، وتجعلها قادرة على المنافسة مع بقية الشركات. لكن يجب الوضع في الحسبان الموظفين وأثر التغيير عليهم، وكيفية استجابتهم له، لضمان فاعلية إدارة التغيير وتنفيذ جميع خطواتها بطريقة صحيحة.